Løsningen er vanligvis: "Vi gir alle litt ekstra, hjelper hverandre og jobber overtid". Det er jo veldig bra, for hvis du tvert imot kunne taklet de ekstra arbeidsoppgavene uten ekstra innsats – ja, da er du sannsynligvis overbemannet i det daglige og det er ikke bra for kostnadsnivået og konkurranseevnen. Men hva om arbeidsoppgavene plutselig reduseres merkbart? Kan en fast kapasitet gjøres fleksibel og spare kostnader dersom den består av fast ansatte funksjonærer? Det korte svaret er JA, men det krever at du har implementert det i din HR-strategi og forberedt organisasjonen på det, slik at ingen fastansatte opplever problemer med dette. 

Forberedelsene inkluderer fokus på fire medarbeidergrupper som vanligvis blir oversett, men som likevel opplever sterk vekst. Det er: 

• Seniorer 
• Frilansere 
• Unge under utdanning 
• Vikarer 

Dersom bedriften benytter seg av disse gruppene, vil det være mulig å bruke dem som en fleksibel arbeidsstyrke som kan gjøres større eller mindre etter behov. Vi ser på mulighetene i hver av de fire fleksible gruppene... 

Seniorene 
Blant eldre, eller seniorer, er det mange som ikke vil gå fra 37 timer til null når de går av med pensjon. Noen timers arbeid i uken holder nettverket intakt og bidrar til livsinnhold og inntekt. Følgende tabell fra Danmarks Statistik viser hvordan det tallmessig forholder seg. Det er laget utdrag fra forskjellige aldre og tabellen viser de siste tallene sammenlignet med første kvartal 2008, når vi også hadde høy beskjeftigelse. For eksempel har beskjeftigelsen for personer på 65 år nesten doblet seg (fra 10 694 til 19 293). For 75-åringene er det mer enn doblet. Nederste del av tabellen viser hvor mange av de enkelte aldre som er i full stilling. Her ser du tydelig hvordan seniorene blir flere deltidsarbeidere etter hvert som de blir eldre. Dermed er 23 % av 65-åringene deltidsansatte. Denne andelen stiger til 68 % for 75-åringene. I tillegg til ønsket om å fortsette å jobbe, er også innvirkningen på førtidspensjon og folkepensjon viktig. Nettopp her har utviklingen de siste årene vært hjulpet ved å lette kravene til motregning når det fortsatt jobbes. For bedriftene kan seniorene ha stor betydning og ikke bare som erfaren arbeidskraft, men også som en fleksibel arbeidskraft som kan skrus opp og ned. En senior vil tross alt bare ha et visst antall arbeidstimer per år og er ikke fiksert på en bestemt arbeidstid eller faste tidsplaner. Det er stor fleksibilitet for bedriftene i dette, for om man allerede ansetter seniorer kan man både øke og redusere bruken av dem. 

Frilansere
Den neste ofte oversette gruppen er frilansere. Tradisjonelt regnes de som en kostbar nødløsning når du er virkelig trengende og mangler kompetansen som frilanseren kommer med. Men realiteten viser at nettopp denne typen ansatte er på fremmarsj i hele den vestlige verden. Utviklingen innen teknologi og økende krav til tekniske og administrative rapporter setter offentlige og private forvaltninger under hardt press. Det kan være prosjektutvikling som vil være en belastning for de eksisterende medarbeiderne, dersom man i det hele tatt har spisskompetansen, eller nye lovkrav som krever spesialkompetanse i en kort innkjøringsperiode og som vil belaste organisasjonen. Eller hele det teknologiske feltet, som fører med seg mange utfordringer. Her har det blitt langt mer vanlig å ansette medarbeidere som jobber på frilansvilkår. I tillegg til at de kan tiltrekkes og bosettes etter behov – og dermed gi fleksibilitet, vil de generelt overføre kunnskap til den eksisterende organisasjonen i den perioden de jobber med en gitt oppgave. 

Men er det ikke dyrt? Dette er det tradisjonelle spørsmålet, fordi de færreste får en fast lønn på 6-700 NOK i timen. Svaret avhenger av hva du sammenligner det med. Et konsulent- eller ingeniørfirma kan lett ta det dobbelte. Og en fast ansatt med tilsvarende opplæring får bare halve lønnen. Men i tillegg til dette kommer alle de sosiale tilleggene på til sammen 44 %, som dekker sykdom, pensjon, feriepenger og så videre. Og da er det ikke beregnet effektiv tid, fordi egne ansatte må bruke tid på etterutdanning ved å delta på seminarer, kurs, messer og besøk hos leverandører. Dermed er det «skjulte» kostnader ved egen ansatt medarbeider, som du ikke finner hos den fleksible arbeidskraften, frilanseren. Her kan alle personlige fordeler som treningsabonnement, bilordning, mobiltelefon osv nevnes, Dette er kostnader som frilanseren selv dekker av sitt honorar. Til slutt er det en annen «skjult» kostnad som er av ledelsesmessig karakter. Der frilanseren drives og motiveres av sin private bedrift og sitt spesialfelt, som han brenner for – er hans egen medarbeider en del av en organisasjon hvor han kontinuerlig skal motiveres og ledes. Dette er kostnader som sjefene hans må bære og som ytterligere reduserer gapet for frilanseren – hvis det i det hele tatt er noen reell forskjell. Men det som er helt avgjørende er at frilanseren kan ta med seg spisskompetanse som du ikke finner i bedriften – kanskje ikke engang i Norge. 

Studentene 
Den tredje gruppen som kan gi fleksibilitet til en «fast» organisasjon er unge under utdanning. Det kan være en studentjobb som skal være med å finansiere studiene eller et mer studierettet praksisforløp. I begge tilfeller handler det også om kapasitet som kan skrus opp og ned. Studerende kjennetegnes også av evnen til å lære raskt samtidig som de er vant til endringer og nye utfordringer. Derfor gir denne gruppen også mening som fleksibel arbeidsstyrke i organisasjonen. Selv om en praksisplass har visse faste arbeidstider, kan antall praksisplasser og studenter justeres over tid. 

Vikarer 
Til slutt er det vikarer som kan gjøre det samme innenfor sitt felt. De kan også brukes som buffer – spesielt innenfor generelle administrative rutiner, der svingninger i sesong krever ekstra kapasitet. Det kan for eksempel være ved regnskapsavslutning, budsjettarbeid, lønnsregnskap, statustelling – eller rett og slett erstatning i forbindelse med sykdom og kursforløp. 

Capacity Management 
Dersom de fire gruppene tas med i langsiktig planlegging, kan det oppnås en trimmet organisasjon som blir mer smidig og raskere kan tilpasse seg endrede forhold. De faste kostnadene kan strupes ned og du forplikter deg kun til høyere kapasitetskostnader når etterspørselen er der for å betale den fleksible arbeidsstyrken. Dette kan føre til større konkurransekraft uten å øke kostnadene! 

Begrepet Capacity Management dekker de vurderingene og beregningene som skal gjøres for å oppnå et optimum i kombinasjonen av fleksibilitet og lave faste kostnader.

Trenger du inspirasjon til hvordan du kan bruke dette til å gjøre din bedrift mer konkurransedyktig, er du alltid velkommen til å kontakte JKS